3.1. Kommunikation

3.1.1. Grundsätze
Die Geschäftsfuhrung und das Management sorgen dafür, dass die betroffenen Mitarbeiter die relevanten Gesetze und Bestimmungen befolgen. Diese, wie insbesondere auch die in diesen Verhaltensrichtlinien enthaltenen Grundsätze, werden allen Mitarbeitern im Unternehmen durch regelmäßige Information bekannt gemacht. Die Einhaltung der Grundsätze wird nachdrücklich eingefordert.
Wir achten weiterhin auf respektvolle, professionelle und zeitgerechte Kommunikation mit unseren Auftraggebern und Geschäftspartnern. Die Informationen, die wir insbesondere den Behörden oder der Öffentlichkeit unterbreiten, sind in allen wesentlichen Aspekten vollständig, fair, zutreffend, objektiv, zeitgerecht und verständlich. Bei der Implementierung verpflichten wir uns, im Rahmen der für das Unternehmen geltenden Gesetze und Vorschriften vorzugehen.

Die Kommunikation basiert auf folgenden Grundsätzen:

  • Wir kommunizieren offen und transparent.
  • Wir informieren unsere Mitarbeiter vor oder gleichzeitig mit unseren übrigen Auftraggebern und Geschäftspartnern.
  • Wir geben grundsätzlich keine Auskunft über Kundenbeziehungen, über Angelegenheiten, die einzelne Mitarbeiter
  • betreffen, über Mitbewerber oder über laufende Untersuchungen.
  • Wir kommentieren keine Gerüchte.

3.1.2. Konkrete Maßnahmen zur Vermittlung der Inhalte der Verhaltensrichtlinien und Unternehmensrichtlinien
Mit dem Ziel, die Inhalte der Verhaltensrichtlinien allen Mitarbeitern entsprechend zu vermitteln und somit die
Einhaltung der Regeln der Verhaltensrichtlinien bestmöglich sicherzustellen, sind von der TSI folgende Maßnahmen vorgesehen:

  • Die Verhaltensrichtlinien werden in allen Meistereien öffentlich ausgehangen;
  • Auf allen Regionalleiter und Meisterbesprechungen der TSI werden die Inhalte der Verhaltensrichtlinien auch unter Verwendung von Beispielen mindestens 1-mal jährlich vermittelt;
  • Die Verhaltensrichtlinien werden auf der Website des Unternehmens veröffentlicht;
  • Die Verhaltensrichtlinien werden beim Abschluss von Arbeitsverträgen von Führungskräften beigefügt, zugrunde gelegt und, soweit rechtlich möglich, als integrierender Bestandteil in die Arbeitsverträge aufgenommen;
  • Die Verhaltensrichtlinien werden wichtigen Geschäftspartnern zur Kenntnis gebracht.

3.2. Interne Organisationsmaßnahmen

Wir setzen geeignete und umfassende Instrumente, Verfahren und Bewilligungsprozesse zur Sicherstellung der Einhaltung der Verhaltensrichtlinien ein.


3.2.1. Vier-Augen-Prinzip und Funktionstrennung
Die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips und die Trennung von unvereinbaren Tätigkeiten sind geeignete Maßnahmen, um Unregelmäßigkeiten, insbesondere im Auftrags- und Lieferwesen, vorzubeugen. Im Rahmen der Funktionstrennung ist auf eine Trennung zwischen Entscheidung, Ausführung, Überprüfung und Berichterstattung zu achten. Diesbezüglich existiert bei der TSI ein im Rahmen von internen Geschäftsordnungen geregeltes System, im Rahmen dessen - abhängig von der Größe und Relevanz der Entscheidung - unterschiedliche Hierarchieebenen durch Zustimmungspflichten entsprechend einzubinden sind.

3.2.2. Spezielle Verantwortungsbereiche
Verantwortlich für die Einhaltung der Regeln der Verhaltensrichtlinien sind prinzipiell die Geschäftsführung, das Management und die Mitarbeiter des Unternehmens, die Adressaten der jeweiligen Regelungen sind.

3.2.3. Risikomanagement
Das aktive Risikomanagementsystem dient der Früherkennung, Vermeidung und Reduktion insbesondere von jenen Risiken, die den Bestand des Unternehmens gefährden oder seine Entwicklung wesentlich beinträchtigen können oder die schwerwiegende Verstöße der Unternehmensleitung gegen Gesetze oder Satzungen und Geschäftsordnungen der Geschäftsführung erkennen lassen. Dazu zählt auch die Eindämmung von Korruption. Die Organisation des Risikomanagements der TSI baut auf dem projektbezogenen Kostenstellen- und Akquisitionscontrolling auf. Die Mitarbeiter selektieren die Angebote, überprüfen Kalkulationen und holen gebotene Zustimmungen ein. Dies ist ein Kernstück risikobewusster Geschäftsführung. Ergänzt wird dies durch ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem.


3.2.4. Lieferanten-Alternativen
Schon aus wirtschaftlichen Gründen sollte ein Unternehmen darauf achten, regelmäßig mehrere Angebote einzuholen.


3.2.5. Meldung von Verstößen - Vertrauenspersonen - Ombudsmänner
Unser Ruf ist unser wichtigstes Gut. Gemäß unserer Firmenpolitik melden die Mitarbeiter Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und die Verhaltensrichtlinien, sodass angemessene Maßnahmen ergriffen werden können. Um Anzeige zur Offenbarung zu bringen, werden Mitarbeiter im Rahmen der geltenden Gesetze von disziplinarischen und arbeitsrechtlichen Maßnahmen freigestellt. Den Mitarbeitern wird von den Vertrauenspersonen auf Wunsch Anonymität zugesichert.


3.2.5.1 Interne Vertrauenspersonen

Interne Vertrauenspersonen sind die Vorgesetzten, die Geschäftsleitung sowie die Mitglieder der jeweiligen Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat).


3.2.5.2. Externe Vertrauensperson

Als externe Vertrauensperson steht Herr Rechtsanwalt

Jan Leue
Carl-August-Allee 9
99423 Weimar
Tel: +49 (3643) 871230
Fax: +49 (3643) 8712345
E-Mail: vertrauensperson@bergerhoff.de

zur Verfügung.

3.2.6. Aus- und Fortbildung
Die Sicherstellung der Einhaltung der Regelungen der Verhaltensrichtlinien findet sowohl in betrieblichen Verhaltensrichtlinien, Arbeits- und sonstigen Vertragsverhältnissen als auch im Bereich Aus- und Fortbildung ihren Niederschlag.

3.3. Kontrolle und Sanktion

3.3.1. Plausibilitätsprüfungen
Menschliche Erfahrung zeigt, dass organisatorische Grundsätze nur Erfolg haben, wenn entsprechende Kontrollmaßnahmen sie begleiten. Diese werden in Gestalt angemessener Kontrollen und Plausibilitätsprüfungen durch das Unternehmen und durch externe Personen und Institutionen vorgenommen.

3.3.2. Kontrollsystem
Als Ergänzung zu unseren betrieblichen Kontrollmechanismen und insbesondere zur Ermittlung und Behandlung relevanter Problemkreise im Zusammenhang mit Buchführung, internem Kontrollsystem und Abschlussprüfung verpflichten wir uns zu umfassenden Kontrolle. Unsere Führungsverantwortlichen kooperieren uneingeschränkt
mit den Prüfungsinstitutionen, um zu Lösungen beizutragen und diese zeitgerecht umzusetzen.

3.3.2.1. Externes Kontrollsystem
Das externe Kontrollsystem setzt sich aus folgenden Maßnahmen zusammen:

  • Jährliche Abschlussprüfung;
  • Beurteilung der Funktionsfähigkeit des Risikomanagementsystems durch den Abschlussprüfer.
  • Prüfung von Einzelfragen durch den Abschlussprüfer, die über den gesetzlichen Prüfumfang hinausgehen,
  • in Fällen gesonderte beauftragt;
  • Zertifizierung des Qualitätsmanagements im Rahmen von anerkannten Standards;


3.3.3. Sanktionen

  • Bei Verstößen gegen die im Unternehmen geltenden Verhaltensrichtlinien und gegen gesetzliche Vorschriften werden erforderliche organisatorische und disziplinarische Maßnahmen ergriffen.

3.4. Ständige Weiterentwicklung

Ob schon die vorliegenden Verhaltensrichtlinien weder gesetzlich verbindliche Verpflichtungen für die TSI begründet noch den Mitarbeitern oder anderen Personen Rechtsansprüche verleiht, überprüfen wir ihn und unser vergangenes Verhalten regelmäßig und werten unsere Erfahrungen aus, um uns bei der Einhaltung der in den Verhaltensrichtlinien festgelegten Grundsätze und Werte stets verbessern zu können.